Apostillar o legalizar un registro civil es un paso esencial cuando necesitas que un documento colombiano tenga validez jurídica en el exterior. Este trámite puede variar dependiendo de si el documento fue expedido por una notaría, registraduría o consulado. A continuación, te explicamos cada caso de forma clara y optimizada para que no cometas errores durante el proceso.
Apostilla de registros civiles expedidos en notarías
Para registros de nacimiento, matrimonio o defunción emitidos por notarías:
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Solicita en la notaría una copia auténtica del registro civil, indicando que es con fines de apostilla o legalización.
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La notaría digitaliza el documento, lo firma electrónicamente y lo envía a la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR).
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Recibirás por correo electrónico un código de 21 dígitos que permitirá validar el documento.
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Ingresa al sitio web de la Cancillería Colombiana y selecciona la opción "Documentos electrónicos con firma digital - Notarías colombianas".
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Completa el formulario con el código, correo electrónico y país de destino. Verifica que todo esté correcto antes de pagar.
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Al finalizar, obtendrás la apostilla o legalización de forma inmediata.
Apostilla de registros civiles expedidos por registradurías
Si el registro fue expedido por una registraduría municipal, distrital o especial:
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Solicita una copia auténtica del registro con firma del registrador y adhesivo de recaudo.
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Ingresa a apostilla.registraduria.gov.co y diligencia el formulario para validar la firma.
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Adjunta el documento escaneado en PDF (ambas caras, máximo 2MB).
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Recibirás un código por correo para continuar en el sitio web de la Cancillería.
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Selecciona "Registraduría Nacional" como fuente del documento y continúa con el trámite en línea.
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Verifica los datos y realiza el pago para obtener la apostilla de forma inmediata.
Apostilla de registros civiles expedidos por consulados
Si el registro fue expedido después del 21 de noviembre de 2016:
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Ingresa a la página de la Cancillería y selecciona “Documentos firmados por Cónsul Colombiano”.
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Digita el código de verificación del documento y la fecha de expedición.
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Valida los datos, realiza el pago y obtén la apostilla al instante.
Si fue expedido antes del 21 de noviembre de 2016:
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Escanea el documento completo y súbelo a la Cancillería en la opción “Documentos digitalizados - Otros documentos”.
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Llena el formulario con los datos requeridos.
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Revisa el estado de tu trámite en el sitio web. Si es aprobado, realiza el pago y descarga el documento apostillado.
En caso de rechazo, puedes solicitar una nueva copia en el consulado o en una oficina registral cercana y repetir el procedimiento según el tipo de entidad.
¿Por qué es importante apostillar?
Este trámite garantiza que tu registro civil sea reconocido como válido en el país extranjero donde será presentado. Es obligatorio para trámites de migración, matrimonios internacionales, nacionalidad, herencias, entre otros.
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Jimmy Jiménez
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